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「様方」と「気付」、「御中」

手紙や小荷物を送る宛先の記載で迷ってしまうことは少なくないようです。
お客様のご質問より


帰省先で受け取りたいのですが、以前「様方」を使ったら、荷物を送り返されたことがあるのでどうしたらよいですか?


お話を伺うと利用したのはゆうパック、手土産品が多かったので帰省先で受け取るように手配していたそうです。ところが、受取日になっても配達はなかったとのこと。帰省先はご実家なので苗字が違いますが「〇〇様方 ●●●●様」宛てで記載していたので問題ないと思います。そのあたりの事情はあまり詳しく伺えてませんが、後でネットで調べてみると、郵便局では支店によって対応が違って、名簿にない名前だと送り返される支店もあるのだそうです。

アトリエピジョンでは、ヤマトさんを利用させていただいており、今のところ十数年の間にそういったトラブルは聞いたことがありません。ですが、「様方」や「気付」「御中」などの書き方が迷われる方もいらっしゃるので少し解説したいと思います

  • 様方・・・「個人宅」宛て、受取人は苗字の違う「個人」
    送り先の住所に、その住所の世帯主とは苗字の異なる人に郵便物を送るときに使います。実家へ里帰りした際に荷物を自分で受け取る、個人宅に下宿している友人に手紙を送る場合などに「様方」を使います。受取人名は氏名のフルネームが必須ですが、個人宅へのお名前はフルネームでも苗字だけの「田中様方」といった書き方でも構いません。

    気を付けることは、その住所の住民であっても世帯主と苗字が違う場合にはつけていないと郵便物を送り返されることがあるようです。

  • 気付・・・「企業や施設、団体など」宛て、受取人は宛先に所属しない「個人」
    送り先が、企業や施設、団体などの場合は「気付」で、受取人の所属している団体等ではなく、受取人の立ち寄り先や関係のある場所宛てに送るときに使います。例えば、ホテルに滞在している宿泊者宛てに出したい場合、ゴルフコンペの賞品をプレー日に宿泊先で受け取るなどは「気付」を使います。

    住所と宛名の間に住所より若干大きめに書きいれます。例えば会社で宿泊予約している場合は、社名を入れておくとスマートです(画像左の事例参照)

    ご注文時、お届け先に「気付け」をご指定いただく際、あらかじめ指定先の企業・ホテルや施設などに送る確認をとってくださいね。確認をとっていないばかりに受け取り拒否されたり、ホテルなどによっては宿泊やパーティの当日しか受け取らないこともあるようです。

  • 御中・・・「会社や団体」宛て、受取人も「会社や団体」
    個人名ではなく、会社・部署・団体名宛てに使うもので「○○株式会社 御中」や「○○株式会社 △△課 御中」という使い方をします。

    会社内の個人に送る際、「御中」と「様」は併用しないで、個人名にのみ「様」をつけます。
    株式会社平成御中 山田太郎様 → ×
    株式会社平成 山田太郎様 → 〇

    宅配の場合は、記載する出来る部分が少なく「社名」様となることが大半ですが、可能であれば住所の中に社名をいれて、宛名にはお受け取りいただく方の個人名を入れます。

    例えば、社長ご就任のお祝いに贈る場合は、ご住所に社名を入れてお受取人名に「代表取締役社長 山田太郎様」とお名前を記載します。

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就任のお知らせをもらって、祝い品を考えているうちに…

取引会社の新社長就任のお知らせをもらって・・・お祝い品の相談話から
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就任のお知らせをもらって、祝い品を考えているうちに日が経ってしまった。こういう場合は、どうしたものか

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贈るタイミングなどでは頻繁にお問い合わせいただくことです。今回ご質問の方と似たケースがありお話しさせていただきました。

就任のお知らせをもらったのは御就任日の1週間ほど前だったそうです。1週間しかないと思いながらも、お祝い品を何にするか決めかねて、日が経ってしまい、就任日を3日過ぎてしまいました。この時点で、お知らせのはがきから10日経っています。

お知らせを受け取って、お祝いのご一報は送っていないそうでした。先方の状況によりますが、御就任前後はとてもあわただしくされていることが予想されます。そういった場合は、お電話は控えたほうが良いですね。とはいえ、まだ御就任されて3日なので、一刻も早く電報を送るなどの手配をしたほうが良いです。気の置けないご友人ならお電話やメールでもよいでしょう。件の方は、取引先ではあるものの友人としての付き合いもあり、お電話でお祝いの言葉を伝えたそうです。その際にそれとなくお祝い状況なども聞かれていました

御就任のお知らせを受け取ったら、お祝いをするしないに関わらず、すぐにお祝いの言葉を伝えます。電報であれば数時間で届きますので、当日お届けすることも可能です。また先様の状況を鑑みる必要はありますがお電話などでもお伝えすることは可能でしょう。はがきであれば1週間以内に届くようにします。これで、あとはゆっくりお祝い品を考えたり、就任パーティに出席するなどの準備ができます。

もし、お知らせを受け取って、お祝いの言葉もなく、ご就任日をかなりすぎてしまっていたとしたら、お祝い品と合わせ、遅くなったことを一言お詫びを添えて贈るようにしたらよいでしょう。

とはいえ、お祝いしたいというお気持ちが一番ですね
マナーは大切ですが、マナーばかり気にしすぎて本末転倒にならないようにしたいものです

ご就任祝いについての質問はよくいただきます
こちらもご参考になれば幸いです。
就任祝いを贈るベストなタイミングは?
取引先のご就任祝い マナー

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喪中時のお中元

お中元は一昔前に比べ少なくなったのですが、まだまだ根強い文化ですね。
日頃の感謝をお伝えするとても良い機会だと思います。
そのお中元で、喪中の時も贈っていいものかご質問がありました。

お中元は、日ごろの感謝の気持ちを贈るもの。喜びごとではないので、双方のどちらかが喪中でも関係なく贈ってもかまいません。喪中にお中元をいただくときは、ありがたく感謝の気持ちを受け取りたいものです。ただし贈る側になると、相手が気にされることもあり、期中を避けて贈るなど少し気を付けたほうが良いでしょう。

自分が喪中の時は慶事用ののしは使わず無地のしを使います。
感謝の気持ちにもちょっとした気配りは必要ですね

もうちょっと詳しい内容は、お中元の豆知識とマナー

多目的フリーグラス 『なごみ』

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取引先のご就任祝い マナー

取引先のご就任祝い
今後の取引も左右しかねないからとても重要な役割を占めます。
喜んでもらいたいのももちろんですが、マナーにそぐわないのではないかとか、とても神経を使うところでもあります。

就任は先様にとっては、とても大事なイベントです。知らなかったでは済まされないこともあり、マメに情報を得るなどしておきたいものです

就任のお祝いを贈る時期
通知を受けたら、できるだけ早く対応します。電報は就任後1週間以内がベストで、その他の品でも遅くとも1カ月以内ぐらいまでには贈ります。 受け取り手のベストなタイミングもありますので、先方の秘書に前もって尋ねるなども1つです。
お披露目当日に手渡しできないものを贈る場合は目録を用意します。
上場企業などは前もって公示があるため、ご就任日よりも前に贈るケースもあります。そういった場合は、前任者もいるため、お自宅に贈るなど配慮なども必要です
ちなみに弊社のようなオーダーメイド品であるなど日数のかかる品の場合は、通知を受けて1週間以内にはまずは電報などで賛辞を贈るとよいでしょう。

どのように贈る?
他社の慶事は取引先との関係により決めます。
訪問が可能な場合はできるだけ手渡しされるとよいですね。
就任披露パーティに出席できかねる時には、贈り物に就任祝いのメッセージと欠席することへのお詫びを添えて贈ります。また、品が大きなものをお披露目パーティでは先様の運搬が難儀しますので先に伺うなど配慮が必要です

予算
役員・取締役の就任 2~3万、
社長・会長就任・院長就任・教授就任 3~5万、
個人的なお付き合いでは 5千~3万。
ご予算は、例えば会社から取引先へ贈る場合は1万~10万と 関係性や取引状況や会社の通例などもありますので、ご参考程度に

のしは紅白 花結び水引で
「御就任御祝」「御祝」「御昇進御祝」など
漢字四文字を避けるため、二十敬語の御就任御祝を使うことも多いですが、祝御就任ではスペースを入れるなどで対応もできます

もし忘れていた、知らなかったなど、時期を逃したら
気づいた時点で、すぐに対応します。
まずは直接先方への連絡し、お詫びを伝え訪問のアポイントをとります。アポイントが取れたら、代表者と担当者でお祝いの品をもって訪問します。担当者のミスであったとしても管理責任もあり、そのことをお詫びします。
お祝いの品は通常通りの就任祝いで、上乗せする必要はありません